سوف يتم القيام بتنفيذ مجموعة الدراسات والعناصر التالية بالإنفاق والتنسيق مع المسئولين عن الجوانب الفنية في كل إدارة من إدارات الإنتاج والتشغيل.

·         دراسة وتوصيف العمليات الإنتاجية ومراحلها من الناحية الفنية

·         دراسة العلاقات المتداخلة بين مراكز التكاليف

·         دراسة إمكانية تقسيم مراكز التكاليف الإجمالية إلى مراكز تكلفة فرعية وعلاقة ذلك بالهيكل التنظيمي لإدارات الإنتاج

·         إعداد دليل وحدات التكلفة (الإنتاجية

·         إعداد دليل مركز التكلفة

·         إعداد دليل عناصر التكاليف والربط بينها وبين مراكز التكلفة

• تتكون الخريطة التنظيمية لأية منشأة من عدد من الوظائف (أو الأنشطة) أو المستويات الإدارية التي تتفاعل وتتعاون مع بعضها البعض لتحقيق أهداف المنشأة ويحقق وجود خريطة تنظيمية توضح الهيكل الوظيفي للعاملين بالمنشأة الفوائد التالي:

  ·  تحديد إدارات وأقسام ووظائف المنشأة الرئيسية والفرعية

  ·  تحديد طبيعة العلاقة والأرتباط بين الإدارات والأقسام المختلفة

  ·  تحديد العلاقة بين العاملين داخل الإدارة الواحدة والعاملين في الإدارات المختلفة من خلال السلطات الممنوحة لمدبري هذه الإدارات الذين يمثلون حلقة الإتصال بين العاملين بالإدارات بالإضافة إلى تبادل المستندات فيما بينهم

  ·  تحديد مستويات وخطوط السلطة (تنفيذية – إشرافية – رقابية – إستشارية ) الممنوحة والمنفذة لكل مستوي من المستويات الإدارية بالمنشأة

  ·  التعرف علي توزيع الأفراد العاملين في كل إدارة من إدارات المنشأه

  ·  إعداد توصيف لوظائف العاملين بالمنشأة وفقاً لإدارات والأفراد الموضحين بالخريطة التنظيمية

  ·  تحديد مستوي الإشراف ودرجات تفويض السلطات وتوزيعها فيما بين المستويات الإدارية المختلفة بالهيكل التنظيمي والأفراد العاملين بتلك المستويات

• يهدف إعداد توصيف تفصيلي لسلطات واختصاصات وواجبات العاملين بالمنشأة إلى تحقيق المزايا التالية:-

  • تحديد طبيعة الوظائف والأنشطة الرئيسية لإدارات وأقسام المنشأة
  • تحديد واجبات ومسئوليات العاملين بالمنشأة من المديرين والمشرفين والتنفيذيين
  • التعرف علي العلاقة بين مسئوليات العاملين بإدارات وأقسام المنشأة بهدف التحقق من عدم وجود تداخل بين إختصاصات هؤلاء العاملين
  • تحديد سلطات وإختصاصات العاملين الخاصة بـ:-
  • سلطة الاعتماد
  • مسئولية العمل التنفيذي الذي يقوم به كل موظف في أقسام المنشأة المختلفة
  • اختصاصات الإشراف و المتابعة للأعمال المؤداه
  • التعرف على المستندات و الدفاتر و السجلات (المحاسبية و الإحصائية) التي يستخدمها كل فرد داخل القسم أو الإدارة التي يعمل بها

• يهدف مراقب الحسابات أو محلل النظم من إعداد هذه الخرائط إلي:-

  ·           تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ وظيفة أو نشاط معين

  ·           تجميع بيانات عن الشركات المثيلة

  ·           تحديد الخطوات والإجراءات وترتيبها باستخدام الكتابة والرسم ( اللازمة لتنفيذ وظيفة أو عملية أو نشاط محدد داخل المنشأة)

  ·           تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التي تنفذ وظيفة أو نشاط محدد

  ·           تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين

  ·           التعرف علي حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد

  ·           تحديد توزيعات أصول وصور المستندات بين إدارات المنشأة والمشتركة في تنفيذ نشاط معين من أنشطتها

  وفيما يلي بيان الدورات المستندية الخاصة بالانشطة الرئيسية للإدارة المالية لأحدي المنشأت الصناعية وهي علي سبيل المثال وليس الحصر  :-

  • الدورة المستندية لإذن توجيه القيد المحاسبي
  • الدورة المستندية لصرف النقدية من الخزينة
  • الدورة المستندية لتوريد النقدية للخزينة
  • الدورة المستندية لإصدار شيك
  • “الدورة المستندية لإستلام شيك ” حق اليوم ” وتحصيله بالبنك “
  • الدورة المستندية للإلغاء شيك
  • الدورة المستندية لصرف العهد مؤقتة/ مستديمة
  • الدورة المستندية لتسوية / استعاضة العهد المؤقتة / المستديمة

• تعتبر المستندات من أهم وسائل الاتصال الرئيسية بين المستويات الإدارية المختلفة ومراكز النشاط بالمنشأة بالإضافة إلى دورها الرقابي من خلال تحديد المسئولين عن إعداد هذه المستندات والمسئولين عن اعتمادها وفقاً للسلطات والتفويضات المالية المطبقة بالمنشأة. إن توافر مجموعة مستندية متكاملة يحقق الفوائد التالية للمنشأة

  • تحديد طبيعة العملية/ النشاط الذي تم تصميم الدورة المستندية من أجل تنفيذه وتحقيق أهدافه
  • تحديد تسلسل الأنشطة التي تتم وفقاً لإجراء أو وظيفه محدده وتكون موضوعه في خريطة الدورة المستندية
  • تحديد طبيعة الإجراء الذي يتم عند كل مستوي وظيفي يتداول المستند والمستويات الوظيفية المختلفة التي تداولت المستند خلال تنفيذ الدورة المستندية
  • تقدم دليل مادي مكتوب عن الوجود الفعلي لعمليات المنشأة
  • تحديد الأفراد داخل كل إدارة أو قسم المسئولين عن : الإعداد أو الإعتماد أو التسعير أو التوثيق المستندات المستخدمة في تنفيذ أنشطة ووظائف المنشأة المتعددة
  • تستخدم كأساس في تسجيل عمليات المنشأة المختلفة وفي إعداد التقارير المالية وغير المالية

• • يحقق إمساك المنشأة لمجموعة دفترية (مالية وإحصائية) متكاملة الفوائد التالية:
  • المساعدة في إعداد القوائم المالية السنوية والمراكز الدورية
  • المساعدة في تقديم الدليل علي معاملات المنشأة من خلال البيانات التي تتضمنها هذه الدفاتر والسجلات سواء المالية أو الإحصائية أو الإدارية
  • المساعدة في تتبع المستندات التي تعبر عن المعاملات والأنشطة الخاصة بالمنشأة من خلال البيانات التي تتضمنها هذه الدفاتر والسجلات سواء المالية أو الإحصائية أو الإدارية
  • المساعدة في إعداد التقارير المالية وغير المالية لأغراض إتخاذ القرارات الأستثمارية والتنفيذية ……. الخ
  • تحقيق الأهداف المرتبطة بمراقبة أنشطة المنشاة وذلك من خلال مقارنة النتائج الفعلية مع النتائج المخططة مسبقاً
  • وصف حياه أصل محدد (علي سبيل المثال حياه أصل ثابت) والتغيرات التي حدثت علي هذا الأصل نتيجة للأنشطة التي قامت بها المنشأة خلال فترة معينة

• • يتضمن تبويب لكافة حسابات المنشأة، الأمر الذي يحقق المزايا التالية :

  • تحديد نوع الحسابات التي تمثل المعاملات المالية التي تقوم بها المنشأة في الوقت الحالي كذلك العمليات المتوقع أن تقوم بها في المستقبل 0مثلاً إمكانية إستخدام المنشأة لأوراق القبض في المستقبل أو حسابات إستثمارية نتيجة التوسعات في النشاط بإضافة منتجات جديدة أو فتح منافذ توزيع في مناطق جديدة)
  • تحديد الحسابات التي يجب إدراجها بالدفاتر والسجلات المحاسبية والتي تعبر عن معاملات وأنشطة المنشأة المختلفة
  • وضع الترميز (الكود) المناسب لجميع حسابات المنشأة بهدف المساعدة في إعداد موازين المراجعة والقوائم المالية والإيضاحات المتممة لها والمرفقات التحليلية لهذه القوائم
  • المساعدة في الحصول علي البيانات المالية والإحصائية والإدارية لمساعدة الإدارة العليا وإدارات المنشأة المختلفة في إتخاذ القرارات المالية والبيعية والإستثمارية ……. الخ
  • المساعدة في إعداد المؤشرات والإتجاهات المختلفة المرتبطة بالتحليل المالي لنتائج عمليات أو معاملات المنشأة

• • تساعد اللوائح المالية (مشتريات ، مبيعات ومخازن) والإدارية ( تعيين ، فصل ، أجور) في تحقيق الفوائد التالية :

    • تحديد – كتابة – الإجراءات والقواعد الرئيسية المرتبطة بتنفيذ كافة الأنشطة المتصلة بعمل المنشأة (مشتريات ، إنتاج ، مخازن ، مبيعات ، مالية وإدارية ، ……. الخ)
    • تحديد الوسائل المرتبطة بالمحافظة علي أموال وممتلكات المنشأة من خلال التأمين علي أصول المنشأة وأرباب العهد وأمناء المخازن والخزن وتحديد الإجراءات الرقابية السليمة لعمليات شراء وبيع أصول المنشأة
    • تحديد السلطات المالية الممنوحة لكل مستوي من المستويات الإدارية والعاملين بهذه المستويات كذلك التفويضات المالية والإدارية المرتبطة بممارسة كافة أنشطة المنشأة تبين للعاملين بالمنشأة واجباتهم وحقوقهم، الأمر الذي يساعد في دفع هؤلاء العاملين علي تحقيق الأهداف المخططة رغبة في حصولهم علي حقوقهم فيما يتعلق بنصيبهم من الأرباح المحققة سنوياً ، الحوافز والبدلات والمكافآت